Voor bedrijven is videoconferencing één van de zegeningen van de moderne tijd. Fysiek bij elkaar komen voor een afspraak of om te vergaderen is niet meer nodig, aangezien face-to-face contact ook kan worden bewerkstelligd met videoconferencing / videovergaderen. De systemen hiervoor zijn het afgelopen decennium niet alleen veel beter, maar ook veel goedkoper geworden. Bedrijven kunnen veel tijd en geld besparen door aan virtueel vergaderen te doen, maar er zijn nog een aantal andere verrassende voordelen die organisaties ervaren. Wij zetten deze hieronder op een rij:
1. Videoconferenties zorgen voor tijdsbesparing
Allereerst de klassieke voordelen tijd en geld. Werknemers zijn veel tijd kwijt met reizen. Naar het werk om daar af te spreken met een collega of om te vergaderen, naar een ander filiaal om een dossier door te nemen, naar een klant om vorderingen te bespreken, noem maar op.
Het leeuwendeel van deze reizen kan simpelweg worden geschrapt door over te stappen op video conference. Bij videoconferencing is het mogelijk om vanuit verschillende locaties, waar ook ter wereld, in te haken op een de vergadering, meeting of gesprek. Dit scheelt de gemiddelde werknemer al snel tientallen reisuren op jaarbasis (en de organisatie al snel duizenden euro’s). Bovendien: minder reizen betekent ook minder sores door files en jetlags.
2. Videoconferencing zorgt voor snijden in de kosten
Niet alleen door de reistijd kunnen bedrijven bezuinigen. Denk ook aan het geld voor vliegtickets, benzine, leaseauto’s en hotels. Uit onderzoeken blijkt dat een werknemer door de bank genomen voor 500 tot 1000 euro per jaar aan reiskosten maakt, de kosten door tijdverlies zijn daarbij niet eens meegenomen. De investering in videoconferencing heeft een bedrijf er aldus in een mum van tijd uit.
3. De productiviteit van de organisatie wordt verhoogd
Over de gehele linie van het bedrijf kan aan productiviteit worden gewonnen als videoconferencing succesvol in de bedrijfsvoering wordt geïntegreerd. Teams, al dan niet op andere locaties, kunnen gemakkelijker en sneller met elkaar schakelen. Er zijn minder misverstanden dan bij telefoneren omdat non-verbale communicatie nu ook een onderdeel van de communicatie is. Medewerkers kunnen documenten en mediafiles uitwisselen, bekijken en beluisteren tijdens het videovergaderen, dus zijn ze van alle ontwikkelingen en ins en outs binnen het bedrijf op de hoogte. Fouten kunnen zo worden voorkomen, een betere langetermijnstrategie kan worden uitgezet en een professionelere uitstraling naar klanten kan worden gerealiseerd.
4. Videoconferencing heeft ook een ecologische winst
Naast economische, is er ook veel ecologische winst. Een benzineauto stoot bijvoorbeeld 225 gram per gereisde kilometer uit, een vliegtuig drukt nog twee tot vier keer zwaarder op het broeikaseffect dan een auto, aldus Milieu Centraal. Werknemers vinden het in toenemende mate belangrijk dat het bedrijf een zo gering mogelijke ecologische voetafdruk achter laat, maar klanten ook. Steeds meer bedrijven afficheren zich er bijvoorbeeld ook mee dat ze ‘groen’ zijn door groene stroom af te nemen, werknemers thuis te laten werken, etc.
5. Video conference = Het Nieuwe Werken
Veel bedrijven omarmen het principe van Het Nieuwe Werken en laten hun werknemers thuis werken, of op een flexplek elders. Werknemers die plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, zijn gelukkiger, productiever en blijven langer in dienst van het bedrijf. Videoconferencing is hierbij onontbeerlijk. Vaak moet er toch even worden teruggekoppeld met het team op kantoor. Of moet er worden overlegd met een klant. Bellen is een optie, maar de kwaliteit van de communicatie is vele malen hoger bij een video conference.
6. De technologie: een zorgvuldige keuze
Bij het investeren in videoconferencing moet goed worden nagedacht over het doel daarvan en de benodigde functionaliteiten. Voor enkele honderden euro’s is bijvoorbeeld al een plug-and-play (Skype-based) videoconferentie systeem te krijgen voor kleinere vergaderruimtes, of een media phone waarmee medewerkers gemakkelijk kunnen videoconferencen vanaf thuis.
Voor een wat grotere vergaderruimte waar wordt vergaderd met deelnemers op veel verschillende locaties, moet worden gedacht aan een systeem met HD-videoverbinding en groot plasmascherm van enkele duizenden euro’s. Belangrijk is om vooraf organisatiebreed in kaart te brengen waar en waarvoor het videoconference systeem gaat worden gebruikt, hoe vaak en door wie.
Lees meer over ons complete aanbod voor videovergaderen.
