Wat is vergaderen op afstand?
Vergaderen op afstand wordt gedaan als het voor mensen niet mogelijk is om fysiek met elkaar af te spreken, of wanneer dit niet lonend zou zijn. Vaak is er de verwarring met de term 'snel vergaderen', maar dit is echt wat anders. Het vergaderen kan plaatsvinden met alleen audio (bijvoorbeeld via de telefoon), maar ook met audio én videobeelden van de deelnemers. Zowel wat betreft audio als video geldt dat er goedkope producten op de markt zijn die matige kwaliteit bieden, dure apparaten die hyperrealistisch zijn in beeld en/of geluid, en alles daar tussenin.
De winst door videoconferencing
Wie aan vergaderen op afstand doet, kan genieten van vele voordelen. Deelnemers besparen een hoop tijd, de reiskosten zijn minder, de algehele productiviteit binnen een bedrijf kan worden opgeschroefd en er is veel winst voor het milieu aangezien brandstoffen worden uitgespaard en de CO2-uitstoot veel minder is. Meer weten over deze voordelen? Lees dan ons artikel over de voordelen van videoconferencing.
De aard van videovergaderen
Vergaderen op afstand is geen normaal vergaderen, laten we dat voorop stellen. Er gaat niets boven real life contact, waarin het risico het minst is dat er kleine foutjes sluipen in de communicatie. Bij vergaderen via slechts audio is het niet mogelijk om de non-verbale communicatie van de ander te signaleren, terwijl bekend is dat deze visuele communicatie zeer belangrijk is voor hoogwaardige communicatie. Het toevoegen van video aan het vergaderen op afstand en het verhogen van de audio- en videokwaliteit, tillen de communicatie naar een hoger plan.
Randvoorwaarden van succesvol videoconferencen
We kunnen hieruit een aantal randvoorwaarden voor succesvolle videoconferencing afleiden. Mensen die geregeld met elkaar videovergaderen, moeten elkaar ook af en toe fysiek treffen. Voor een eerste ontmoeting is vergaderen op afstand eigenlijk niet geschikt – al kan een hyperrealistische verbinding een hoop goed maken. Verder is het belangrijk dat de deelnemers aan een videoconferentie zich bewust zijn van de tekortkomingen van het systeem. Dit betekent dat ze zich liever wat te expliciet dan te impliciet dienen uit te drukken. Ze moeten doorvragen bij enige twijfel. En wat vaker dingen van de gesprekspartner samenvatten als blijk van begrip. Voor personen die elkaar goed kennen, is dit alles geen probleem. Directe collega’s die al jaren met elkaar samenwerken, hebben vaak aan een half woord genoeg en kunnen prima een uitgebreide lijst van agendapunten afwerken via een videovergadering. 
Panasonic VC300 Complete AW: enorm realistische beeld en geluid
Systemen voor vergaderen op afstand
Apparatuur voor videoconferencing is er in alle soorten en maten, van een veredelde telefoonverbinding tot videoverbindingen die levensecht aanvoelen. De vergadertelefoons van Telecomshop.nl zijn perfect voor personen die elkaar al wat beter kennen, of voor bedrijven van wie het budget slechts beperkt is. Enkele budgettair aantrekkelijke toestellen werken op basis van de enorm populaire technologie achter Skype. Voor de betere systemen van bijvoorbeeld Huawei of Panasonic moet ietsje dieper in de buidel worden getast, maar dat levert dan ook een (bijna) vlekkeloze communicatie op.
Wegdromen
Wie geïnteresseerd is in videoconferencing en graag wegdroomt bij top notch systemen, kan zijn gedachten eens laten uitgaan naar de serie Telepresence van Cisco. Er zijn maar weinig bedrijven op de wereld die zich een videoconferencesysteem van zo’n drie ton kunnen (en willen) veroorloven, vandaar dat Telecomshop ze ook niet in het assortiment heeft. Het idee erachter is dat deelnemers compleet vergeten dat ze op heel andere locaties zitten. Alle ruimtes van de deelnemers aan het gesprek zijn identiek ingericht, met dezelfde tafels, stoelen en verlichting. De HD-camera’s zijn zo opgesteld, dat het net is alsof je de ander recht in zijn ogen kijkt. Geluid en beeld zijn niet van echt te onderscheiden, bovendien kunnen bestanden gemakkelijk met elkaar worden gedeeld op de schermen.
